Meilid kontrolli alla: lihtne ja tõhus 4D meetod

Mis teha, kui sissetulevaid kirju on e-postkastis 500, 1000 või koguni 5000?
Konsultant Sally McGhee pakub Microsofti veebilehel välja 4D reegli, mille abil saabuvad meilid läbi hekseldada.http://www.microsoft.com/atwork/productivity/email.aspx
Sammud on järgmised:

1. DELETE (kustuta). Üle poole kirjadest võid vabalt kohe ära kustutada. Kustuta rahumeeli meilid, mis sisaldavad ka mujalt kättesaadavat infot ja mis ei ole seotud su tähtsaima projektiga või mida sul lähema poole aasta jooksul vaja pole.

2. DO IT (tööta läbi). Kui kustutada ei saa, siis küsi endalt, mida sa selle kirjaga teed ja kas sa suudan sellega 2 minutiga hakkama saada. Vasta kirjale või kui soovid selle säilitada, siis pane see vastavasse alamkataloogi.

3. DELEGATE (delegeeri). Tee seda kohe, see kirja edasisaatmine koos saatesõna kirjutamisega ei tohiks aega võtta üle 2 minuti.

4. DEFER (tee hiljem). Umbes 10%-20% kirjadest on sellised, mida ei saa kustutada, 2 minuti jooksul läbi töötada või delegeerida. Nende ülesannete juurde tule tagasi siis, kui oled meilidega tegutsemise lõpetanud. Need tuleb kas ülesannetena või kohtumistena oma kalendrisse kirja panna.

Selle süsteemi kasutamisel on vaid üks tingimus: meilide korrastamiseks tuleb võtta kindel aeg iga päev ning seda ei tohi teiste tegevustega katkestada. 4D järgi tegutsedes on võimalik umbes tunni ajaga 40–100 kirja läbi hekseldada, nii palju neid päevas keskmiselt postkasti kukubki.

Allikas: 4 ways to take control of your e-mail Inbox, autor Sally McGhee

One response to “Meilid kontrolli alla: lihtne ja tõhus 4D meetod

  1. Youre so cool! I dont suppose Ive read something like this before. So good to search out somebody with some unique thoughts on this subject. realy thanks for beginning this up. this web site is one thing that is needed on the internet, someone with slightly originality. helpful job for bringing one thing new to the web!

Lisa kommentaar

Täida nõutavad väljad või kliki ikoonile, et sisse logida:

WordPress.com Logo

Sa kommenteerid kasutades oma WordPress.com kontot. Logi välja /  Muuda )

Google photo

Sa kommenteerid kasutades oma Google kontot. Logi välja /  Muuda )

Twitter picture

Sa kommenteerid kasutades oma Twitter kontot. Logi välja /  Muuda )

Facebook photo

Sa kommenteerid kasutades oma Facebook kontot. Logi välja /  Muuda )

Connecting to %s