Majandustarkvara õigel juurutamismetoodikal on oluline roll selles, et mahukas investeering end ettevõttele kiirelt tagasi teenima hakkaks. Epicori aastatepikkuse kogemuse põhjal võime väita, et oluline on kõigi töötajate aktiivne osalemine – tegu ei ole pelgalt IT või raamatupidamisosakonna projektiga. Siin on seitse nõuannet, kuidas tagada kiiret ja sujuvat üleminekut uuele süsteemile.
1. Juhtkonna toetus on edu faktoriks
Juhtkonna kui arvamusliidri osalemine on majandustarkvara edukas juurutamises kriitilise tähtsusega.
On oluline, et valdkonna juhid usuvad muudatuste vajalikkusesse, selgitavad neid teistele töötajatele ja on ise muudatuste elluviimisel eeskujuks. Nii aitavad juhid sisendada tarkvara tulevastesse kasutajatesse kindlust ja usaldust.
2. Ennetage töötajate vastuseisu piisava info levikuga
Uue tarkvara kasutuselevõtt võib töötajates algul vastuseisu tekitada – kolme, viie või isegi 15 aasta jooksul väljakujunenud tööharjumusi tuleb ju muuta! Hirmude leevendamiseks ja uue lahenduse eeliste selgitamiseks tuleb nii uue tarkvaralahenduse olemuse kui protsessi kohta anda töötajatele võimalikult palju teavet.
3. Hinnake kriitiliselt ressurside olemasolu
Enne ERP-lahenduse juurutamist on oluline kriitilise pilguga hinnata kogu protsessiks vajalikke rahalisi ja tööjõuressursse.
4. Juurutusprotsessi eest vastutab projektimeeskond
Ettevõttesisese juurutusprotsessi süda on projektimeeskond, mis seab projekti eesmärgid ja jälgib nende täitmist projekti algusest kuni lõpuni. Kuna projekti edu võtmeks on ettevõtte juhtkonna kaasatus, on väga oluline, et tiimi töösse oleksid kaasatud kõigi valdkondade juhid. Kõik protsessis osalejad peavad täpselt teadma oma ülesandeid ja nende täitmise tähtaegu.
5. Projektimeeskonna liikmed igast valdkonnast
Projektimeeskonna liikmete valimine peab olema hoolikalt läbi mõeldud. Tiimi peavad kuuluma asjatundjad, kes esindavad kõiki ettevõtte äriprotsesse. Eri valdkondade asjatundjad aitavad tagada, et ERP-lahenduse kasutuselevõtmisega kaasnevad muudatused toetavad ja hõlbustavad ettevõtte igapäevast tööd.
6. Vahe-eesmärgid aitavad paremini finišisse jõuda
Projekti tegevuste edenemise jälgimiseks on soovitatav seada eesmärgid nädala kaupa ja korraldada regulaarseid tagasiside-koosolekuid, kus osalevad kõik projektimeeskonna liikmed.
7. Põhjalik testimine tagab töökindluse
Enne uue tarkvara lansseerimist on soovitatav selle kõiki mooduleid ja protsesse põhjalikult testida. Lisaks vigade tuvastamisele aitab see vähendada ebakindlust töötajates ning tarkvara kasutuselevõtuga kaasnevaid riske.
Toomas Teder, Epicor Software Estonia
Artikkel ilmub lisaks ka innovatsiooniajakirja HEI aprillinumbris 2011.
Director 