Brian Tracy: edukad planeerivad tunnid ka töötegemiseks

Tähtsam isikliku efektiivsuse tööriist on päeva planeerimine sel viisil, et igasse päeva jääksid tunnid, kus saad rahulikult ainult tööle keskenduda ja sind ei sega absoluutselt keegi. Nõnda kinnitab juhtimisguru ja autor Brian Tracy oma uudiskirjas. Ta soovitab sellist aega kasutada just selliste  ülesannete jaoks, mis tuleviku seisukohalt on kõige tähtsamad.

Kui tööle keskendumise tunnid on käes, lülita välja telefon ja keskendu ainult töisele tegevusele. Üks hea harjumus on tõusta hommikul vara ning töötada pingsalt paar tundi. Nõnda jõuad kolm korda rohkem tööd ära teha kui kontoris, kus sind segavad teised inimesed ning telefon.

Ning edukatel inimestel on iga minut arvel. Efektiivsuse üks alus on kasutada ära iga hetk oma päevast, et tühja aega vältida. Reisimisele ja ootamistele kuluvat aega saab kasutada väikesteks asjatoimetusteks, mis on osake mingist suuremast ülesandest. Samuti saad sellistel hetkedel planeerida järgmiste päevade ülesandeid.

http://www.briantracy.com

Elmo Puidet: harju ootamatustega, valmista ette teine tegevusplaan

Kõigile, kelle auto ühel hommikul käima ei lähe…

Hiljuti nägin Facebookis toredat pilti:

See iseloomustab olukorda nii hästi, et otsustasin selle tänase uudiskirja soovituse aluseks võtta.

Nimelt: kui teed plaani, siis ära piirdu selle eesmärgi täitmiseks vaid ühe tegevuskava läbimõtlemisega. Asjaolud muutuvad, keskkond peidab endas infot, mida me otsust tehes ja tegevusi valides ei teadnud, seega pole midagi imelikku, kui algne plaan ei toimi.

Uuringud ütlevad, et 70–80% tehtud plaanidest ei täitu tähtajaks ja neist omakorda umbes pooled ei saa kunagi täide viidud. Seega on tõenäosus, et päris nii ei lähe, nagu plaanisid, üsna suur.

Siit siis soovitus: tee kohe veel üks plaan või leia lausa kaks või kolm võimalikku lahenduskäiku. Lase loovusel lennata, loo uusi võimalusi oma suurepärase eesmärgi täitmiseks. Ja pea siis meeles – kui ka need ei toimi, siis ei ole vaja käega lüüa, kui eesmärk on sulle tõesti tähtis. Siis loo uus tegevuskava – tõepoolest – peale A ja B on tähestikus veel hulk tähti!

BDA konsultant Elmo Puidet hakkas sellest aastast vedama strateegiateemalist blogi strateegia.ee. Soovitan kõigil strateegiahuvilistel sinna pilgu heita.

Allikas: www.strateegia.ee

Klient on raevus? Tegutse ruttu, enne kui jama tuleb.

Klient on raevunud? See tähendab, et tal läheb vaid kaks minutit, et oma raev internetti välja valada ja su firma maine täis teha, ilmselt täiesti ilma põhjuseta. Seetõttu on vihase kliendi maharahustamine tähtsam kui kunagi varem. Hüva nõu annab ajakirjas Management Today klienditeeninduse asjatundja Mario Dolcezza.

Siin mõned tähelepanekud:

1. Kliendil ei ole alati õigus, aga ta on ja jääb alati kliendiks

Ükskõik mis olukord ka poleks, tuleb kliente kohelda alati professionaalse viisakusega. Sa ei pea nendega nõustuma, aga sa pead neisse alati austusega suhtuma.

2. Probleeme võis olla rohkem kui üks

Kui klient on tõeliselt vihane, siis võib selle põhjuseks võib olla mitu üksteise järel juhtunud prohmakat. Katsu teada saada, mis juhtus, et saaksid aru, miks ta tegelikult marru läks.

3. Lase tormil vaibuda

Lase kliendil end tühjaks rääkida. Oota, kuni tema vihahoog  vaibub. Ära katkesta teda ja ära vaidle talle vastu. Kasuta selliseid väljendeid nagu „ma saan aru“ ja „muidugi“ – nii annad mõista, et sa kuulad teda.

4. Katsu asjale kõrvalt vaadata

Ära võta kaebust isiklikult, ära solvu. Kui sa suudad probleemile n-ö võõra pilguga vaadata, siis on sul palju suurem šanss suhtuda kliendi kriitikasse objektiivselt.

5. Ära kuku kohe vabandama

Kui klient on oma kaebuse välja paisanud, peaks ta tundma end juba veidi  rahulikumana. Ära astu selles olukorras sammu tagasi ega kuku heast peast vabandama. Kui tõesti on tegemist sinu firma süüga, siis muidugi tunnista seda ja vabanda.

6. Näita, et tegeled probleemiga tõsiselt

Kliendile peab jääma selge mulje, et sa suhtud tema probleemi tõsiselt. Ütle talle oma nimi ja anna  kontakt – see näitab, et võtad teda tõsiselt. Anna talle teada, mida ja millal sa kavatsed ette võtta. Võib-olla vajad aega, et asja uurida, ja ei saa seega hoobilt probleemi lahendada. Sel ütle, millal sa klienti informeerid.

Allikas: Ten top tips: Dealing with an angry customer, by Mario Dolcezza. Managementtoday.com, 13 January 2012

Kuidas avastada oma unikaalsed tugevused?

Meedia kipub looma müütilisi kangelasi, näiteks Mark Zuckerberg, Richard Branson või Steve Jobs. Meile meeldib neist teada saada, aga me ei samastu nendega. Me suuda olla kõige parema tahtmise juures sellised, nagu nemad olid ja on. Sest igaühel on oma oskused-võimed-viisid, kuidas asju ajada. Fast Company blogija Jody Turner pakub välja päris mitu võimalust, kuidas oma unikaalseid võimeid avastada ja arendada.

•    Ära võrdle end teistega. Selle asemel mine ja saa tuttavaks inimestega, kes sind inspireerivad või isegi sinus aukartust äratavad. Kui tead kedagi, keda sa imetled, kadestad ja võib-olla isegi kardad, siis mine ja räägi temaga. Saa osa nende elust ja maailmast. Ehk märkad peagi endaski mingeid iseloomujooni või omadusi, mis tema puhul sind vaimustavad!

•   Ära keskendu nõrkustele, vaid tugevustele. Nõrkustele mõtlemine tekitab ainult ebakindlust. Kui sul on raske oma tugevusi määratleda , siis tee internetis  Myers Briggsi test, osta raamat „Gallup Strengths Finder 2.0“ või otsi mõni mõistlik coach’i moodi inimene, kellega rääkida.

•  Otsi enda kõrvale inimesi, kes su nõrkused oma tugevusega tasa teevad. Albert Einsteini puhul näiteks arvatakse tänapäeval, et just tema abikaasa aitas tal lõppkokkuvõttes avastada oma kuulsa teooria. Einsteinil oli pea pilvedes – abikaasa hoidis tal jalad maas. Ning koos olid nad säravad. Just sel põhjusel on mõistlik, et su partner oleks teistsugune kui sina ja su tiimis oleks erinevad inimesed. Innovatsioon nõuab paindlikke tiime, kes töötavad koos, juhivad koos ja loovad koos.

•  Kasuta läbikukkumist motivatsiooniallikana. Alati ei lähe asjad nii, nagu sa soovid, hoolimata su pingutustest. Mõnikord lähebki vaja läbikukkumise valu, et asju ümber hinnata või nullist alustada. Hillary Clinton kukkus presidendivalimistel läbi, aga sai sellest üle, tegi omad järeldused ning temast sai mõjukas ja austatud USA riigisekretär.

Allikas: www.FastCompany.com, 5 Ways To Discover And Develop Your Unique Strengths, By Jody Tuner, Jan 13, 2012

 

Kui sa ütled, et ma olen eriline, siis ma ostan

Inimesed, kellele pakuti ühe eksperimendi käigus võimalust osta kohvikruus soodushinnaga, rõhutades, et just tema sattus väljavalitute hulka, kellele sellist hinda pakuti, tundsid selle ostmise vastu kolm korda suuremat huvi kui inimesed, kes teadsid, et allahindlust saavad kõik ostjad.

Uurijad Jerry M. Burger and David F. Caldwell Santa Clara ülikoolist selgitasid seda asjaoluga, et inimese enesehinnang on seotud sellega, et teda eristatakse kuidagi ülejäänud rahvamassist.

HBR Daily Stat, 20. detsember 2011

http://gpi.sagepub.com/content/14/5/671

Akendeta töökohas on lilled moes

Töötajad, kelle töölaua juures puudub võimalus aknast välja vaadata, panevad viis korda suurema tõenäosusega töökoha ligidusse  toataimed ning kolm korda suurema tõenäosusega looduspildid kui need, kes istuvad akna all. Nõnda kinnitab Tina Bringslimarki juhitud uuring Norra UMB-s (loodus- , keskkonna- ja bioteaduste ülikool). Ikka selleks, et kuidagi puuduvat loodusvaadet kompenseerida.

HBR, Daily Stat, 15. detsember 2011

http://eab.sagepub.com/content/43/4/469

Lahku töölt, kui su boss on jobu! Aga enne lahkumist oota kolm kuud

Kui oled täiesti veendunud, et su boss on jobu, siis lahku töölt. See mõjub hästi nii su tervisele kui perekonnale, kinnitab Fast Company blogis Kevin Kruse. Andekas inimene saab alati tööd, ainult et tasub meeles pidada vana ütlust „Ära vanasse kaevu enne sülita, kui uus valmis pole!“

Aga enne kui viletsa ülemuse tõttu lahkud, soovitab Kruse kasutada kolme kuni kuue kuu jooksul mõelda järgmistest asjadest:

•             Kas sa oled süüst puhas? Küsi eneselt, ega sina probleemi põhjuseks pole? Võib-olla on asjad hoopis nii, et ükskõik kus sa ka ei tööta, tundub boss ikka lollina. Võib-olla on su kolleegid erinevalt sinust ülemusega rahul? Kui oled kindel, et põhjus pole sinus, siis võta ette järgmine samm.

•             Ka juhid on inimesed. Seega ekslikud. Võib-olla on ta alles algaja, võib-olla on ka temal omakorda vilets ülemus. Jälgi tema tegemisi rahulikult ja objektiivselt – ehk ei olegi kõik probleemid tema põhjustatud.

•             Vestle ja coachi. Ära lepi sellega, et kogu kontroll ja vastutus on juhi käes. Küsi temalt võimalust oma  tööst rääkida. Kohtumisel saad sa öelda, milline osa koostööst edeneb hästi, milline mitte. Kasuta näiteks selliseid küsimusi: „Ma tean, et see projekt on sulle väga tähtis, aga sinu instruktsioonide detailsus tekitab tunde, et sa ei usalda mind. Kas me võiksime üle rääkida, millist tulemust sa täpselt soovid, ja siis ma tegutsen edasi juba omal vastutusel. Kindlasti ütlen kohe, kui mingit abi vajan.

•             Mõtle positiivsele. Ülemus pole küll suurem asi, aga võib-olla on töös midagi väga positiivset? Näiteks saad sa temalt uusi oskusi. Või sul on hea palk ja tore kollektiiv või hästi paindlik töö? Kui head asjad halbu üles ei kaalu, astu järgmine samm.

•    Oota. Kui sinu töö ja töökoht on sulle tähtsad, siis oota lihtsalt ära, kuni ülemus saab ametikõrgendust (või kinga) või sa saad ise firmas teise töö. See meetod töötab paremini suurtes ja kiiresti kasvavates firmades, väikestes ja stagneeruvates see ei toimi.

Aga kui see kõik tõesti ei toimi, siis on tõepoolest aeg lahkuda.

Allikas: http://www.fastcompany.com/1801420/when-you-work-for-a-jerk-a-6-point-plan-for-dealing-with-a-bad-boss

 

Mida õpetab Osama bin Ladeni kinnivõtmine projektijuhtimise kohta

Osama bin Ladeni kinnivõtmine tänavu mais oli põhjalikult kavandatud, ehkki vaatamata sellele juhtus ikka ootamatusi, nagu näiteks ühe kopteri allakukkumine ja… mõõdulindi puudumine. Ehkki selle üle, mis seal täpselt juhtus, on praegu kirglikud vaidlused lõkkele löönud, on sealt igal inimesel õppida, kuidas plaane teha ja  ellu viia. Kevin Burdy toob Fast Companys välja mõned tähelepanekud.

Koosta plaanid tagant ettepoole
Kui Ameerika sõduritel oli vaja identifitseerida bin Ladeni surnukeha, siis leiti üks temapikkune eriväelane, kes pidi mõõtmiseks laiba  kõrvale pikali heitma. Lahingus karastunud mees vaevalt seda väga üle elas, aga president Obama kommenteeris olukorda järgmiselt: „Meile läks see operatsioon maksma  ühe 60 miljoni dollarilise kopteri. Kas me poleks võinud endale lubada ikkagi ka ühe mõõdulindi?“

Kui operatsiooni oleks kavandatud samm-sammult tagant ettepoole, oleks mõõdulint sattunud ilmselt kaasavõetavate asjade nimekirja.

Lükka ise oma teooriad ümber
Osama bin Laden hukkus 2. mail 2011. CIA oli mehele jälile jõudnud juba augustis 2010. Kuid rünnakuga ei kiirustatud, sest tõenäosus, et tema hoones on, oli vahemikus 40–75%.

Presidendi nõunikud hakkasid uuesti tööle infoga ja vaatasid, kas seda on võimalik ümber lükata.

Isegi siis, kui sa oled väga lähedal eesmärgile – ja eriti sellisele, mis sulle väga ihaldusväärne on –, kutsu endas esile kahtlused või palu kedagi, et ta vaataks olemasolevatele faktidele skeptiku pilguga otsa.

Iga tiimiliige peab eesmärki teadma
William H. McRaven, mees, kes operatsiooni planeeris, on oma 15 aasta eest avaldatud raamatus analüüsinud kaheksat edukat missiooni. Ta leiab, et liigne detailsus ja üllatusmoment ei ole alati kõige tähtsamad. Väga keeruliste plaanidega kaasneb n-ö turvalisuse üleküllus ning see vähendab efektiivsust. Lahingumöllus on kõige tähtsam see, ütleb McRaven, et iga sõdur teaks täpselt eesmärki. Sest kõik, mida ei ole eelnevalt läbi harjutatud, läheb ikka teisiti kui algne plaan.

Leia tähtsaim küsimus ja inimene, kes oskab sellele vastata
Bin Ladeni otsingud kestsid 10 aastat. Nende käigus sai järjest selgemaks, et Bin Ladenil toimib süsteem, kus ta saab käsud efektiivselt edastada, kuid samas hoitakse saladusi väga hästi ning hukkunud inimesed asendatakse organisatsioonis kiiresti. Küsimus „Kus on bin Laden?“ asendati küsimusega „Kuidas bin Laden kommunikeerub?“

See muutis ka otsingute strateegiat. Väeüksused, kes kammisid läbi tõenäolisi piirkondi, asendusid eksperdigruppidega Ameerikas. Sest suur hulk inimesi, kes teab asjast natuke, on peaaegu alati vähem efektiivne kui väiksearvuline, kuid pühendunud ekspertide grupp. Nii jäi uurijale ühest raamatust silma bin Ladeni poja tsitaat selle kohta, et mees armastab varjuda asulates, vältimaks pommitamist. Ühendatuna ülekuulamis- ja luureraportitega andis see otsingutele uue suuna. Ja kõik edasine on juba hästiplaneeritud ajalugu

Kevin Burdy on vabakutseline autor, Buffalo, USA.

Allikas: Fast Company, What The Bin Laden Raid Teaches About (Project) Execution, by Kevin Burdy

Asjad, mida ainult halvad juhid välja ütlevad

Juht, kes ütleb, et „sa oled end täitsa surnuks töötanud, võta reede pärastlõuna vabaks“, kipub olema hea juht. Kuidas aga väljendavad end halvad juhid, on konsultant Liz Ryan välja toonud Bloomberg Businessweekis. Siin  väike valik neist – kas tuleb tuttav ette?

Jäta kõik pooleli ja tee SEE asi KOHE ära!

Tegelikult tuleb igas firmas ette tulekahjude kustutamist, kus juht sunnib kõiki oma tööd pooleli jätma. Hea juht teeb seda harva, ainult siis, kui tõesti on kriis. Vilets juht teeb seda iga päev. Hea vastus sellisele juhile on: „Jah, muidugi. Aga see lükkab põhitöö või eilse-kõige-tähtsama-projekti valmimise järgmisele neljapäevale. On see OK?“

Ära tule mu juurde probleemidega. Tule lahendustega!

See lause pärineb ajast, mil inimesed alles hakkasid äriprotsessidest rääkima ning mõistsid, et töötajad saavad paljud asjad ise ära lahendada, ilma bossi juurde tulemata. Kuid paljud juhid saavad sellest lausest aru järgmiselt: „Pea suu ja aja asi korda!“ Tänapäeval on siiski organisatsioonid nii keerukad, et sageli pole inimestel olukordade lahendamiseks vajalikku infot, ja siin peab hea juht appi tulema.

Kui sa seda asja teha ei taha, leian kellegi, kes tahab

Head juhid mõistavad, et tehing „Raha sulle, töö ja higi mulle“ on töötaja-tööandja suhetes tänapäeval kõige vähem tähtis . Heade töötajate hoidmisel on oluline see, et inimesed tunneksid, et nad saavad oma töös ise otsustada ja vastutada. Ja et neid ja nende tööd peetakse väärtuslikuks. Viletsad juhid vastupidiselt rõhutavad tööd kui tehingut: „Sa töötad minu juures või minu heaks!“

Ei näpi töö ajal Facebooki!

Head juhid on mõistnud, et valgekraede jaoks, eriti teadmistemahukas äris, ei ole olemas kellast kellani tööaega. Inimesed elavad, söövad ja magavad oma tööga. Meilid saabuvad neile sama tempoga ka pärast kella viit õhtul.

Aga need inimesed ei ole robotid. Kui aju vajab väikest vaheaega, peaks igaühel olema õigus kolada internetis, tundmata hirmu, et sellele järgnevad repressioonid.

Me kõik ju teame, et sa oled halb!

Head juhid katsuvad tagasiside andmisel võimendada häid asju, halvad juhid rõhuvad negatiivsele. Aga „kirss tordil“ on see, kui ülemus lõpetab oma jutu sõnadega: „Mitte ainult mina, vaid me kõik mõtleme siin nõnda.“

Paar sellist vestlust, ja juba sa tunned, et kõik vihkavad sind ja kedagi ei saa enam usaldada. Kuni selle hetkeni, kui tuleb välja, et sinu kolleegile on sama öeldud.

Viletsa bossi tunneb ära sellest, et ta vajab oma sõnade kinnituseks ekstrahääli.

Ole õnnelik, et sul praegusel ajal üldse töö on!

Olukorras, kus ülemus ütleb sulle: „Ole õnnelik, et sul üldse töö on!“, on kõige naljakam see, et ta ei mõtle ise kunagi, et ka tema peaks olema õnnelik, et tal veel töö on. Sest 10% tööpuuduse taustal tähendab see lause tegelikult seda: „Ma ei suuda uskuda, et sa ikka veel püsid nende 90% inimeste seas, kel töö on.“ See on tõsine solvang. Aga see on ka jäme juhtimisviga, sest töötaja, kes peab elama vallandamise hirmus, ei panusta kunagi täiega.

Allikas: Liz Ryan, Ten Things Only Bad Managers Say, Bloomberg Businessweek, 23.09.2011

 

Ettevaatust, enne kui alluvatelt arvamust küsid!

Kui otsustad panna tööl üles ettepanekute postkasti, siis pea meeles: sa pead neid ka põhjalikult lugema. Vastasel juhul  tabab su firmat tagasilöök.

Varianti, kus juht autoritaarse otsustamise asemel kaasab ka alluvad, on soositum, sest see mõjub hästi töötajate motivatsioonile. Kuid nagu näitab uuring, muutub töötajatelt arvamuse küsimine tõsiseks ohuks  juhul, kui ülemus teeb seda lihtsalt odava populaarsuse nimel ega kavatsegi nendega tegelikult arvestada.

Ühe Hollandi ettevõtte 137 töötajal paluti hinnata, kui palju nad saavad ettevõtte asjades kaasa rääkida  ning kuidas seda kuulda võetakse. Selgus, et see on tihedalt tööõhkkonnaga seotud. Kui töötajad tegid küll ettepanekuid, kuid neid ei kuulatud, valasid nad oma pettumuse välja kolleegide peale – ülemuse peale ei saa ju solvumist välja näidata, muidu võid töö kaotada. Pettumuse maandamise vormid olid väga erinevad: alates vaidluste algatamisest kuni koosolekutel mitte kaasatöötamiseni. Need töötajad aga, kes nägid, et ülemus tõesti arvestab nende ettepanekutega, said kolleegidega märksa paremini läbi ning andsid ka suurema panuse.

Tegelikult on ülemustel väga lihtne jätta töötajaile mulje, et neid kuulatakse, ütlevad uuringu autorid. Aga see on libedal jääl kõndimine: kui töötajad mõistavad, et neid lollitatakse, maksavad nad kätte. Nii et tähtis on mitte ainult küsida töötajate arvamust, vaid ka anda neile tagasisidet, kuidas nende ettepanekutega on arvestatud.

Allikas: Gerdien de Vries (Leiden University), Karen A. Jehn (Melbourne University), and Bart W. Terwel (Leiden University), „ When Employees Stop Talking and Start Fighting: The Detrimental Effects of Pseudo Voice in Organizations“,  Journal of Business Ethics, July 2011

Ajajuhtimise tähtsaim küsimus

Mis iganes põhjusel, töötajate arvu vähendamise, konkurentsi või uute tööülesannete tõttu on paljudele inimestele tööd juurde tulnud. Seetõttu on ajajuhtimine muutunud üha tähtsamaks, et  töö ja stressiga toime tulla.

Juhtimistreener Brian Tracy rõhutab, et ajajuhtimise puhul on elutähtsad kaks teemat:
1)      oskus seada prioriteete,
2)      teiseks kontsentreerumine vaid ühele tegevusele korraga.

Ning ajajuhtimise olulisim küsimus on: „Mis on see asi, mida tehes ma oma aega kõige väärtuslikumalt kasutan?“ Just sellest küsimusest ajajuhtimine algabki, kusjuures vastuse leidmine sellele aitab ka stressist jagu saada.

Selle küsimuse esitamine aitab meil võidelda harjumusega teha kõigepealt ära väiksed ja tähtsusetud asjad ning lükata suurte ja tähtsate asjade tegemine edasi. Sest väiksemaid asju on kergem teha ning, mis pole sugugi mitte vähetähtis – need on tihti ka lõbusamad.

Ja lõpetuseks veel üks soovitus: kui paned kirja iga päev kõige tähtsama asja, mille pead päeva jooksul ära tegema, siis on suur samm oskusliku ajajuhtimise suunas astutud.

Allikas: Brian Tracy, Too Much to Do, Too Little Time, www.briantracy.com